24 elokuu, 2021

Toimitusvarmuus ja toimituskyky: tilaukset ajallaan vai ei-oota?

Yrityksen palvelutaso voidaan määritellä monella tavalla, yrityksestä ja toimialasta riippuen. Tässä tekstissä pureudutaan palvelutasoon vaikuttavista tekijöistä toimitusvarmuuteen ja toimituskykyyn, erityisesti tukkukaupan näkökulmasta.

Toimitusvarmuus

Toimitusvarmuudella tarkoitetaan yleisesti sitä, että tuote tai palvelu toimitetaan ostajan ja myyjän välisen sopimuksen mukaisesti oikeaan aikaan, oikealla tavalla, oikealla hinnalla ja laadulla. Toimitetaan siis haluttu määrä luvattuna päivänä. Toimituskyvyllä puolestaan tarkoitetaan sitä, kuinka hyvin yritys pystyy vastaamaan kysyntään tuotevalikoiman laajuuden, toivottujen määrien ja toimitusaikojen osalta. Eli pystytäänkö toimittamaan kaikki asiakkaan haluamat tuotteet asiakkaan toivomalla toimitusajalla.

Toimitusvarmuus on tärkeä osa yrityksen laadun ja asiakastyytyväisyyden mittarointia ja seurantaa. Toimitusvarmuudella on myös suora yhteys yrityksen kannattavuuteen. Reklamaatiot, jatkuvat tai toistuvat puutteet toimituksissa ja jälkitoimitukset aiheuttavat ylimääräistä työtä ja kustannuksia. Eivätkä varmasti paranna asiakastyytyväisyyttä ja –kokemusta.

Toimituskyky

Toimituskyky voi vaikuttaa tulokseen vielä merkittävämmin. Pahimmillaan heikko valikoima tai pitkät toimitusajat ohjaavat asiakkaan tilaamaan osan tuotteista tai jopa koko tilauksen sellaiselta toimittajalta, jolla on tavaraa hyllyssä.

Sekä toimituskyky että toimitusvarmuus ovat hyviä toiminnan laadun mittareita. Ne toimivat niin sisäisenä mittarina kuin asiakkaiden ja muiden sisosryhmienkin suuntaan. Kun molempia seurataan päivä-, viikko- ja kuukausitasolla, saadaan hyvä kokonaisnäkymä, jonka perusteella voidaan jopa ennustaa trendejä ja kehittää ja skaalata toimintaa sen mukaisesti. Hyvän toimituskyvyn ja –varmuuden edellytyksenä on tehokas varastonhallinta ja –ohjaus.

Tehokkaan varastonhallinnan ja –ohjauksen avulla tiedetään aina tarkalleen mitä tuotteita varastossa on, kuinka paljon ja missä tuotteet sijaitsevat. Erä- ja sarjanumeroseurattavien tai vanhenevien tuotteiden osalta yksilöivällä tiedolla on myös suuri merkitys. Tällöin varaston perälle ei jää päiväysvanhaa tavaraa, jota joudutaan myymään alihintaan tai jopa hävittämään omalla kustannuksella. Näiden tietojen lisäksi olennaista on tietää asiakkaiden ostohistoria ja pyrkiä ymmärtämään ostokäyttäytymistä muutenkin. Se ei liity varastonhallintaan, mutta tätäkin tietoa saadaan rikastettua varastonhallinnan ja toimitusten tiedoista.

Palvelutaso

Palataanpa vielä hetkeksi palvelutasoon. Palvelutasoon vaikuttavat saatavuuden lisäksi myös muut asiat, esimerkiksi asiakaspalvelun laatu ja tavoitettavuus. Kaikki nämä aiheuttavat kustannuksia. 10 asiakaspalvelijan tiimi pystyy oletettavasti vastaamaan puhelimeen nopeammin kuin kolmen. Kustannus on myös tässä esimerkissä moninkertainen. Vastaavasti, jos varastoidaan jokaista tuotekatalogin tuotetta, on varaston palvelukyky varmasti korkea, mutta kustannus on myös melkoinen. Tärkeintä on löytää kaikkiin toimintoihin oikea taso. Tällöin kustannukset pysyvät kurissa ja niin varaston kuin asiakaspalvelunkin palvelutaso on korkea.

WMS, eli varastonhallintajärjestelmä tuo yritykselle erinomaisen työkalun ohjata ja johtaa omaa varastonhallintaansa ja kehittää sitä. WMS:n avulla voit ohjata ja optimoida oman varastosi toimintoja ja kehittää niitä jatkuvasti oikean datan perusteella. Tällöin varastossasi on aina oikea määrä henkilökuntaa tilauksiin ja työkuormaan suhteutettuna ja tuotteet löytyvät oikeilta paikoiltaan. Tämä tehostaa toimintaa ja tekee varastosta kuluerän sijaan tehokkaan palvelun yrityksesi ja asiakkaittesi hyväksi.

 

Jakke Vyyryläinen

Toimitusjohtaja, Metsys Oy

Lue myös